Chuyên viên Hành chính văn thư

Công ty TNHH Chứng khoán ACB

1) Mô tả công việc:

• Quản lý dấu mộc công ty và thực hiện đóng dấu các văn bản theo quy trình nghiệp vụ.
• Tiếp nhận văn bản từ tất cả các kênh, phân loại văn bản, cho số công văn đi/ đến để xử lý ban hành công văn theo đúng quy trình nghiệp vụ.
• Quản lý hồ sơ pháp lý công ty, cập nhật các hồ sơ pháp lý hiện hành của công ty khi nhận được bản chính, lưu trữ và ban hành kịp thời đúng quy định. Thực hiện cung cấp bản sao y hồ sơ pháp lý công ty,
• Hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ, sử dụng dấu mộc cho các chi nhánh, quản lý sổ nhật ký đóng dấu của các chi nhánh theo đúng quy định của Công ty.
• Báo cáo cập nhật thông tin thay đổi hoạt động/ mạng lưới Công ty, thống kê các quyết định nhân sự cấp quản lý, quy trình hướng dẫn và công văn đến trong tháng/quý/ năm có phát sinh, các báo cáo khác có liên quan.
• Trình ký và cấp giấy giới thiệu cho nhân viên khi nhận được phiếu yêu cầu.
• Quản lý, theo dõi các chữ ký số điện tử của ACBS, Quản lý Portal, E-mail của bộ phận hành chính.
• Quản lý công tác gửi thư và lưu trữ hồ sơ liên quan theo quy trình nghiệp vụ.
• Soạn thảo quy trình/hướng dẫn về hành chính văn thư khi có thay đổi, soạn thảo thông báo, báo cáo số liệu theo quy trình nghiệp vụ.
• Thực hiện theo dõi đầu ra các công văn đến thuộc cơ quan và váo cáo tổng hợp cuối tháng gửi Ban Tổng giám đốc.

2) Yêu cầu công việc:

• Trình độ học vấn: Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Quản trị Hành chính, Luật, hoặc các ngành có liên quan.
• Kinh nghiệm:
• Có ít nhất 02 năm kinh nghiệm làm việc tại vị trí Hành chính Văn thư hoặc vị trí tương đương.
• Ưu tiên ứng viên đã từng làm việc trong các tổ chức thuộc lĩnh vực tài chính, chứng khoán, ngân hàng.
• Chứng chỉ: Ưu tiên ứng viên có chứng chỉ nghiệp vụ Hành chính Văn phòng.
• Kỹ năng chuyên môn:
• Thành thạo kỹ năng giao tiếp và soạn thảo văn bản hành chính.
• Am hiểu và thực hiện tốt nghiệp vụ quản lý, sử dụng con dấu theo đúng quy định pháp luật và nội quy doanh nghiệp.
• Yêu cầu khác:
• Cẩn thận, trung thực, có tinh thần trách nhiệm cao và khả năng phối hợp công việc tốt.

• Thưởng tháng 13 và Thưởng hoàn thành công việc;
• Bảo hiểm sức khỏe tự nguyện cho nhân viên, Bảo hiểm tai nạn;
• Khám sức khỏe định kỳ;
• Vay ưu đãi lãi suất dành cho CBCNV;
• Đào tạo nội bộ và bên ngoài;
• Thưởng nhân dịp các ngày lễ, Sinh nhật, Thăm hỏi: thai sản, hiếu hỉ, ốm đau…