Nhân viên Hành chính - Lễ tân

Công ty TNHH Smart-Ingredients

MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC

Chịu trách nhiệm thực hiện các công việc hành chính văn phòng, quản lý cơ sở vật chất, và đảm nhận vai trò lễ tân để tiếp đón khách hàng, đối tác, đồng thời hỗ trợ các quy trình hành chính nhằm đảm bảo hoạt động văn phòng được vận hành trơn tru.

CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ

1. Quản lý công việc hành chính

• Quản lý và lưu trữ hồ sơ, chứng từ hành chính (hợp đồng, công văn, biên bản) một cách khoa học và bảo mật.
• Theo dõi và quản lý tài sản văn phòng (thiết bị, đồ dùng, văn phòng phẩm), đảm bảo cung ứng đầy đủ và tiết kiệm.
• Phối hợp với nhà cung cấp dịch vụ (vệ sinh, bảo trì, an ninh) để đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn.
• Hỗ trợ tổ chức các sự kiện nội bộ (họp, teambuilding, hội nghị) và chuẩn bị tài liệu, cơ sở vật chất cần thiết.
• Đặt vé máy bay và khách sạn cho các chuyến công tác của nhân viên và Ban Giám đốc, đảm bảo phù hợp với ngân sách, lịch trình, và yêu cầu của công ty.
• Theo dõi và báo cáo chi phí công tác, đảm bảo tuân thủ chính sách tài chính và tối ưu hóa chi phí đi lại, lưu trú.

2. Công việc lễ tân

• Tiếp đón khách hàng, đối tác, và hướng dẫn họ đến các phòng ban liên quan với thái độ chuyên nghiệp, thân thiện.
• Trả lời điện thoại, xử lý email, và chuyển tiếp thông tin đến các bộ phận phù hợp một cách nhanh chóng, chính xác.
• Quản lý lịch hẹn, phòng họp, và hỗ trợ sắp xếp lịch làm việc cho Ban Giám đốc hoặc các phòng ban.
• Duy trì khu vực lễ tân gọn gàng, sạch sẽ, phản ánh hình ảnh chuyên nghiệp của công ty.

3. Hỗ trợ quy trình hành chính

• Soạn thảo văn bản, công văn, email, và báo cáo hành chính theo chỉ đạo của Trưởng phòng Hành chính.
• Theo dõi và báo cáo chi phí hành chính (văn phòng phẩm, dịch vụ) để đảm bảo tuân thủ ngân sách.

YÊU CẦU CÔNG VIỆC

• Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành Hành chính, Quản trị Kinh doanh, Quản trị Văn phòng, hoặc các lĩnh vực liên quan.
• Tối thiểu 1-3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính, lễ tân, hoặc hỗ trợ văn phòng tại các công ty thương mại.
• Có kinh nghiệm sử dụng phần mềm quản lý hoặc các công cụ văn phòng để xử lý dữ liệu hành chính và công tác.
• Thành thạo quản lý hồ sơ, tài liệu, tài sản văn phòng, và tổ chức công tác (đặt vé máy bay, khách sạn) một cách khoa học, bảo mật.
• Giao tiếp chuyên nghiệp, thân thiện, và có khả năng xử lý tình huống linh hoạt khi tiếp đón khách
• Giao tiếp chuyên nghiệp, thân thiện, và có khả năng xử lý tình huống linh hoạt khi tiếp đón khách hàng, đối tác.
• Quản lý lịch hẹn, phòng họp, và xử lý thông tin một cách hiệu quả.

PHÚC LỢI

• Thưởng các ngày Lễ Tết, Sinh nhật, Hiệu quả kinh doanh,…
• 12 ngày phép hàng năm, nghỉ các ngày lễ trong năm
• Khám sức khỏe, Teambuilding, Happy Hour,…
• Bảo hiểm sức khỏe cao cấp. Chế độ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định (48-55% tổng thu nhập)
• Môi trường làm việc giao tiếp quốc tế, chuyên nghiệp, bình đẳng và tôn trọng, có hệ thống đánh giá và công nhận thành quả rõ ràng
• Tham gia các khóa đào tạo về kỹ năng, nâng cao chuyên môn trong và ngoài Công ty
• Các khóa học Gitiho, Elsa để nâng cao việc học chủ động, trau dồi kĩ năng chuyên môn

• Thưởng các ngày Lễ Tết, Sinh nhật, Hiệu quả kinh doanh,…
• 12 ngày phép hàng năm, nghỉ các ngày lễ trong năm
• Khám sức khỏe, Teambuilding, Happy Hour,…
• Bảo hiểm sức khỏe cao cấp. Chế độ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định (55-60% tổng thu nhập)
• Môi trường làm việc giao tiếp quốc tế, chuyên nghiệp, bình đẳng và tôn trọng, có hệ thống đánh giá và công nhận thành quả rõ ràng
• Tham gia các khóa đào tạo về kỹ năng, nâng cao chuyên môn trong và ngoài Công ty
• Các khóa học Gitiho, Elsa để nâng cao việc học chủ động, trau dồi kĩ năng chuyên môn