- Cách viết CV thư ký
- Định dạng tốt nhất cho CV thư ký
- Chọn Tóm tắt CV hay Mục tiêu nghề nghiệp?
- Mô tả Kinh nghiệm làm việc
- Phần Học Vấn có cần thiết không?
- Cách đưa các kỹ năng vào CV thư ký
- Cách thêm phần khác vào CV hiệu quả
- Viết Cover Letter
- Bố cục và thiết kế CV
- Những điều nên và không nên làm khi viết CV
- Tham khảo mẫu CV Thư Ký
Bài viết đưa ra mẫu CV thư ký tham khảo kèm cách viết. Bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa và tạo CV nhanh chóng chỉ trong vài phút. Chỉ cần điền thông tin chi tiết của bạn, tải xuống và nộp đơn xin việc ngay hôm nay!
Dù bạn đang tìm kiếm công việc hành chính, hay chỉ đơn giản là tìm kiếm cơ hội đặt chân vào tập đoàn lớn, thư ký có thể là điểm khởi đầu hoàn hảo. Quan trọng bạn cần chứng minh mình là người phù hợp. Ở bài viết này, FreeC Asia sẽ hỗ trợ bạn cách viết CV Thư ký kèm mẫu tham khảo, giúp bạn đánh bại các ứng viên khác và chinh phục nhà tuyển dụng.
- Đưa kỹ năng và thành tích vào CV thư ký (Lời khuyên kèm ví dụ). - Cách mô tả kinh nghiệm làm việc để có được bất kỳ công việc nào bạn mong muốn. - Định dạng CV tối ưu; bố cục và thiết kế thu hút sự chú ý của HR. - Tạo một mẫu CV thư ký "chuẩn", với tất cả các phần quan trọng. Bao gồm: tóm tắt sự nghiệp, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng, học vấn...
Cách viết CV thư ký
Đầu tiên, bạn cần xác định CV sẽ bao gồm những phần nào.
- Tiêu đề CV - Bản tóm tắt sự nghiệp/ mục tiêu nghề nghiệp - Kinh nghiệm làm việc - Kỹ năng - Học vấn
CV cần nêu bật khả năng của ứng viên trong việc hỗ trợ và thực hiện các nhiệm vụ của một thư ký. Đồng thời, cần thể hiện được kỹ năng hành chính, giao tiếp và thái độ năng động của ứng viên. Bên cạnh đó, thư ký cần có khả năng đa nhiệm và biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên mục tiêu hiệu quả. Thích ứng tốt trong môi trường có nhịp độ nhanh.
Mẹo tối ưu cho phần mềm ATS
Khi ứng tuyển vào các công ty lớn, HR không phải là người đầu tiên xem CV của bạn. Thay vào đó là ATS hoặc Hệ thống theo dõi ứng viên. Những máy quét CV này có nhiệm vụ tìm kiếm từ khóa trong hồ sơ của bạn và đưa ra xếp hạng. Chỉ những mẫu CV đạt điểm cao nhất mới được chuyển cho nhân sự.
Định dạng tốt nhất cho CV thư ký
Thư ký cần có một mức độ chuyên nghiệp nhất định. Do đó, CV cần được trau chuốt, chỉnh chu và chuyên nghiệp. Bắt đầu bằng một định dạng phù hợp.
Đối với vị trí thư ký, CV nên được định dạng theo trình tự thời gian đảo ngược.
Tại sao?
Thư ký thường được tuyển bởi các công ty lớn hoặc các tập đoàn đa quốc gia. Tốt nhất bạn nên sử dụng mẫu CV mà các nhà tuyển dụng quen thuộc.
Bên cạnh đó, nhiều công ty sử dụng Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS). Điều đó có nghĩa, rất có thể CV xin việc thư ký của bạn sẽ được quét bởi robot để tìm các từ khóa. Định dạng thời gian đảo ngược là cách dễ dàng nhất để máy quét và tìm các phần khác nhau trong CV.
Bên cạnh đó, định dạng này cũng làm nổi bật các kỹ năng văn phòng và kinh nghiệm thư ký của bạn.
Tuy nhiên, nếu bạn mới ra trường hoặc mới thay đổi nghề nghiệp thì sao?
Hãy chọn định dạng CV kết hợp. Cấu trúc này bắt đầu với phần "Kỹ năng" hoặc "Kinh nghiệm". Sau đó là phần lịch sử làm việc ngắn gọn.
Định dạng CV đơn giản, súc tích để tạo cảm giác chuyên nghiệp. Sử dụng các font chữ dễ đọc như Arial, Helvetica, Calibri và Verdana. 10-12 points là kích thước chữ ổn áp nhất cho CV Thư ký.
Bố cục CV cũng là một yếu tố quan trọng không kém nội dung CV, có một bố cục đẹp ngoài tạo được thiên cảm cho nhà tuyển dụng thì những thông tin quan trong được đặt đúng chỗ cũng sẽ cho bạn lợi thế. Hãy thể hiện sự tỉ mỉ, cận thận và gọn gàng của một thư ký qua cách bạn sắp xếp CV ngay! Tham khảo công cụ tạo CV để có CV hoàn chỉnh một cách tiết kiệm thời gian nhất.
Chọn Tóm tắt CV hay Mục tiêu nghề nghiệp?
Nhà tuyển dụng chỉ mất trung bình 7s để đọc qua CV của bạn.
Làm thế nào để bạn thu hút sự chú ý của họ trong vòng 7s đó?
Hãy bắt đầu CV với phần Tóm tắt CV hoặc Mục tiêu nghề nghiệp.
Nhưng bạn nên chọn cái nào?
Tóm tắt CV
Chọn viết Tóm tắt CV nếu bạn đã có nhiều năm làm việc ở vị trí thư ký hoặc hành chính. Bạn có đủ các kinh nghiệm và kỹ năng cần thiết. Tuy nhiên, hãy giữ cho phần Tóm tắt CV ngắn gọn và thu hút. Chỉ 3 - 5 câu là đủ.
Bản tóm tắt CV cho phép bạn chỉ ra các kỹ năng, kinh nghiệm và bằng cấp phù hợp nhất với vị trí đang ứng tuyển. Đây cũng là phần mà bạn có thể thêm cá tính riêng của mình. Thư ký là một trong những công việc yêu cầu khả năng hướng ngoại nhất công ty. Do đó, bạn cần truyền tải được nét tính cách này ngay từ khi bắt đầu CV.
Làm nổi bật khả năng và thành tựu ấn tượng nhất của bạn tại đây. Sử dụng càng nhiều động từ mạnh mẽ và thông tin công việc càng cụ thể càng tốt.
Tham khảo mẫu tóm tắt CV:
Tôi là thư ký với kinh nghiệm 2 năm làm việc tại văn phòng. Tôi đang tìm kiếm một công việc trong môi trường công ty, nơi tôi có thể học hỏi và phát triển các kỹ năng của mình.
Thư ký hiệu suất, chuyên nghiệp, với hơn 5 năm kinh nghiệm làm việc cho công ty lớn. Sở hữu kỹ năng quản lý dự án, tổ chức và giao tiếp xuất sắc. Giới thiệu hệ thống quản lý thời gian, giúp tăng 18% hiệu quả làm việc toàn văn phòng. Được thăng chức làm thư ký điều hành vào năm 2019.
Professional, efficient secretary with 5+ years experience working for a large corporate organization. Excellent project management, organization and communication skills. Introduced a time management system and increased the efficiency of the office by 18%. Promoted to executive secretary in 2019.
Thành tích và kỹ năng của bạn phải phù hợp với yêu cầu của nhà tuyển dụng. Tránh việc mô tả mơ hồ về vị trí mà bạn đang tìm kiếm.
Mục tiêu nghề nghiệp
Chọn viết Mục tiêu nghề nghiệp nếu bạn là sinh viên mới tốt nghiệp, lần đầu tham gia vào thị trường lao động; hoặc bạn mới chuyển nghề nghiệp sang thư ký.
Mục tiêu nghề nghiệp là lựa chọn tốt nhất cho thư ký cấp độ Entry-level. Phần này sẽ cho nhà tuyển dụng thấy khả năng, mục tiêu và định hướng của bạn trong tương lai; phù hợp với những gì họ đang tìm kiếm; ngay cả khi bạn không có nhiều kinh nghiệm
Mẫu mục tiêu nghề nghiệp CV thư ký văn phòng:
Sinh viên năng động, sở hữu kỹ năng giao tiếp xuất sắc. Khả năng phán đoán và kỹ năng quản lý dự án được phát triển trong suốt quá trình học. Tôi hiện tại vừa mới tốt nghiệp đại học và đang tìm kiếm một vai trò mới là Thư ký trường học. Sẵn sàng sử dụng kỹ năng tổ chức để hỗ trợ hành chính cho toàn team.
Dynamic college graduate with excellent communication skills seeks school secretarial role. Excellent initiative and project management skills developed over the course of my degree. Ready to use organizational skills to provide administrative support to your team.
Mới tốt nghiệp đại học, tôi không có kinh nghiệm chuyên môn nhưng rất nhiều nhiệt huyết. Có thể đánh máy, trả lời điện thoại. Tôi thân thiện và là một người học hỏi nhanh. Mong muốn công việc đầu tiên của mình là làm việc trong văn phòng.
Vì sao mẫu trên kém thu hút?
Đối với những người mới bắt đầu, bạn nên tránh nói mình không có kinh nghiệm ở ngay đầu CV. Ngoài ra, tránh nói những gì bạn muốn. Hãy nhớ rằng, nhà tuyển dụng không quan tâm điều bạn muốn, họ chỉ quan tâm đến điều họ muốn ở ứng viên và những gì công việc yêu cầu.
Đối với mục tiêu nghề nghiệp của thư ký cấp độ entry-level, hãy chọn nhấn mạnh các kỹ năng mềm bạn có. Chẳng hạn như Kỹ năng giao tiếp hoặc chú ý đến chi tiết... Các kỹ năng này không nhất thiết phải được cụ thể hóa trong bản mô tả công việc, nhưng đó là một trong những yêu cầu thiết yếu. Bạn có thể phát triển kỹ năng mềm trong quá trình học tập hoặc kinh nghiệm làm việc bán thời gian.
Hãy xem kỹ tin tuyển dụng và ghi chú các kỹ năng cụ thể mà nó đề cập. Làm nổi bật các kỹ năng đó trong bản Tóm tắt CV hoặc mục tiêu nghề nghiệp.
Mô tả Kinh nghiệm làm việc
Phần kinh nghiệm làm việc là nơi giới thiệu các công việc bạn đã từng làm và kết quả đạt được. Liệt kê tất cả vị trí có liên quan đến nhiệm vụ Thư ký theo trình tự thời gian đảo ngược (Tối đa 10 năm kinh nghiệm gần nhất).
Sử dụng tối đa sáu gạch đầu dòng, phù hợp với các kỹ năng được đề cập trong bản mô tả công việc.
Nhớ sử dụng các động từ chỉ hành động mạnh mẽ và đề cập đến các thành tích công việc cụ thể để chứng minh bạn là một ứng viên xuất sắc. Các con số và thống kê có thể giúp định lượng thành tích của bạn.
Viết phần kinh nghiệm làm việc dựa trên bản mô tả công việc
Mô tả công việc:
- Thực hiện các công việc văn thư và thư ký, bao gồm đánh máy, hiệu đính, lập hồ sơ, kiểm tra và ghi lại thông tin.
- Làm việc của lễ tân. Cung cấp thông tin hoặc hướng dẫn khách, phụ huynh và học sinh.
- Đảm bảo tài liệu sẵn sàng cho giáo viên thay thế. Hướng dẫn họ thực hiện nhiệm vụ của mình.
- Chuẩn bị, biên soạn các hồ sơ và báo cáo của phòng ban.
- Giải đáp các thắc mắc liên quan đến chính sách, thủ tục và quy định được tiêu chuẩn hóa.
- Giao tiếp với số lượng lớn nhân viên và thành viên cộng đồng.
- Soạn thư từ về nhiều chủ đề khác nhau (tự do hoặc theo hướng dẫn). Đòi hỏi thư ký cần có kiến thức về các thủ tục và chính sách của lĩnh vực được giao.
- Đánh máy nhiều loại tài liệu khác nhau, hướng dẫn ngắn gọn bằng lời nói hoặc văn bản.
- Đặt lịch hẹn cho người quản lý, nhận cuộc gọi, trả lời thư.
- Vận hành nhiều loại thiết bị văn phòng, bao gồm máy vi tính, máy tính, máy photocopy...
- Lưu giữ hồ sơ bí mật.
- Tham gia vào các chương trình hỗ trợ của học khu.
Mẫu viết mục kinh nghiệm làm việc
Thư ký trường học Đại học FreeC Asia, 2016 - 2021 Tp. Hồ Chí Minh - Thí điểm một hệ thống đặt lịch hẹn mới giúp tăng hiệu suất văn phòng lên 18%. - Hướng dẫn và phân công nhiệm vụ cho các giáo viên thay thế - Tham khảo ý kiến của phụ huynh; đi tiên phong trong việc sử dụng hệ thống mới để quản lý yêu cầu của họ. Tăng mức độ hài lòng của phụ huynh lên 40%.
School Secretary FreeC Asia University, 2016 - 2021 Ho Chi Minh City - Piloted a new appointments booking system which increased office efficiency by 18%. Guided substitute teachers and facilitated assignment availability. Consulted with parents and pioneered a new system for managing their inquiries. Increased parent satisfaction by 40%.
Thư ký trường học Đại học FreeC Asia, 2016 - 2021 Thành phố Hồ Chí Minh - Đảm nhiệm vai trò lễ tân - Chịu trách nhiệm đặt lịch hẹn của hiệu trưởng. - Chịu trách nhiệm đánh máy và hiệu đính tài liệu.
Bạn có thấy sự khác biệt giữa mẫu thu hút và mẫu kém thu hút? Thay vì liệt kê các nhiệm vụ công việc một cách đơn giản, hãy liệt kê thành tích, bổ sung bằng các kết quả có thể định lượng.
Ví dụ đầu cũng chứa các từ chỉ hành động, mạnh hơn nhiều so với từ "chịu trách nhiệm" và "đảm nhiệm" nghe có vẻ bị động.
Sử dụng phương pháp PAR
Sử dụng phương pháp PAR (Problem, Action, Result) khi liệt kê các thành tựu trong công việc của bạn.
Trong tình huống P (Problem - Vấn đề), tôi đã làm A (Action Hành động) dẫn đến R (Result - Kết quả).
Ví dụ cho CV Thư ký trường học:
- Vấn đề: Cha mẹ thất vọng vì hệ thống quản lý các yêu cầu của họ hoạt động không hiệu quả.
- Hành động: Tham khảo ý kiến của phụ huynh về lý do tại sao họ thất vọng và tạo ra một hệ thống mới giải quyết những mối quan tâm này.
- Kết quả: Mức độ hài lòng của phụ huynh tăng 40% trong cuộc khảo sát tiếp theo.
Viết phần kinh nghiệm làm việc cho Thư ký ít kinh nghiệm
Nếu bạn là một người mới trong nghề thì sao? Đừng lo lắng. Bạn chỉ cần sáng tạo thêm một chút trong phần kinh nghiệm làm việc của mình.
Với mẫu mô tả công việc như trên, đây là cách thực hiện:
Nhân viên pha chế Cafe Central Perk, 2018 - 2021 - Hướng dẫn nhân viên mới, đào tạo và cung cấp tài liệu đào tạo cho họ. - Triển khai mới một hệ thống phản hồi khách hàng, giúp tăng mức độ hài lòng của khách hàng lên 45%. - Thương lượng với nhà cung cấp để giảm giá thành cà phê khi mua với số lượng lớn. - Trả lời các cuộc điện thoại đến cửa hàng.
Nhân viên pha chế đã đề cập đến các nhiệm vụ mà cô ấy từng làm tại quán cà phê, liên quan đến nhiệm vụ thư ký trong mô tả công việc. Cô ấy cũng đã khéo léo lồng ghép các kỹ năng mềm như giao tiếp, bằng cách chỉ ra cách cô ấy thương lượng với nhà cung cấp cà phê và đào tạo nhân viên mới.
Tránh sử dụng các từ bị động như "được quản lý", "chịu trách nhiệm", "có nhiệm vụ". Thay vào đó, tô điểm cho CV thư ký bằng những động từ hành động mạnh mẽ, khiến nhà tuyển dụng chú ý.
Phần Học Vấn có cần thiết không?
Theo bạn, nhà tuyển dụng có quan tâm đến trình độ học vấn của ứng viên không?
Câu trả lời phụ thuộc vào loại công việc thư ký mà bạn đang ứng tuyển.
Chẳng hạn, bạn đang viết CV cho vị trí thư ký chuyên biệt. Đó có thể là CV thư ký pháp lý hoặc thư ký y tế. Trong cả hai trường hợp, bên cạnh kỹ năng và trình độ thư ký, việc được đào tạo cơ bản về luật hoặc y tế sẽ là điểm cộng trong mắt nhà tuyển dụng.
Ở phần này, hãy liệt kê tất cả bằng cấp và chứng chỉ mà bạn có. Bao gồm cả các giải thưởng và thành tích đạt được. Nếu có bằng cử nhân, bạn có thể bỏ qua bằng trung học.
Bằng thư ký pháp lý Viện Luật FreeC Asia, Tp. Hồ Chí Minh, Việt Nam Hoàn thành năm 2018 - Thủ tục chung & Thuật ngữ pháp lý, Dân sự, Hợp đồng, Luật Đất đai và Gia đình. Trường trung học FreeC Asia Tốt nghiệp năm 2016
Trường trung học FreeC Asia Tốt nghiệp năm 2012 - Lịch sử, Sinh học, Âm nhạc - Lớp phó học tập
Nếu bạn là sinh viên mới tốt nghiệp hoặc thậm chí còn chưa hoàn thành chương trình học thì sao?
Trong trường hợp này, bạn nên thể hiện phần trình độ học vấn phía trên phần kinh nghiệm làm việc.
Điều này giúp bạn "show" những thành tích tốt nhất của mình trước tiên. Đồng thời, khiến bạn khác biệt so với những ứng viên khác.
Đại học Luật FreeC Asia, Tp. Hồ Chí Minh, VN
Cử nhân Luật Hành Chính
Tốt nghiệp năm 2019
Nếu bạn chưa hoàn thành chương trình đại học/ cao đẳng, liệt kê tên trường đại học theo cách dưới đây:
Đại học Luật FreeC Asia, Tp. Hồ Chí Minh, VN
2021-2022 hoàn thành 60 tín chỉ để lấy bằng Cử nhân Luật Hành Chính
Bạn có bất kỳ chứng chỉ thú vị nào khác không? Chẳng hạn như một khóa học ngôn ngữ, giao tiếp hay quản lý dự án? Hãy liệt kê chúng vào phần Học vấn. Điều này cho thấy bạn là người ham học hỏi và chủ động nâng cấp trình độ bản thân.
Cách đưa các kỹ năng vào CV thư ký
Phần kỹ năng trong CV là nơi thể hiện bạn có đủ năng lực được yêu cầu để có thể hoàn thành công việc xuất sắc. Các kỹ năng cứng và mềm nên được lấy từ bản mô tả công việc để thể hiện sự phù hợp. Đồng thời, đảm bảo xây dựng một bức tranh thống nhất với các phần khác trong CV.
Đầu tiên, xem qua bản mô tả công việc và khoanh tròn tất cả các kỹ năng bạn thấy.
Mô tả công việc
- Quản lý khối lượng công việc lớn, yêu cầu hoàn tất nhanh chóng.
- Trả lời các cuộc gọi nhanh chóng với thái độ chuyên nghiệp
- Quản lý lịch trình/ Lên lịch các cuộc gọi hội nghị và cuộc họp
- Tương tác với các giám đốc điều hành nội bộ và các công ty bên ngoài.
- Sắp xếp các chuyến đi trong nước và quốc tế.
- Chuẩn bị báo cáo chi phí và đảm bảo chúng được nộp kịp thời.
- Quản lý thư đến và đi (cả thư giấy và thư điện tử)
- Tổ chức, quản lý và duy trì hệ thống nộp hồ sơ
- Giám sát và quản lý deadline (thời hạn) liên quan đến các dự án đang thực hiện và các vấn đề còn dang dở.
- Tổ chức các tài liệu quan trọng một cách chuyên nghiệp
- Quản lý hồ sơ và quy trình làm việc trong cơ sở dữ liệu tiếp thị nhãn hiệu (Anaqua)
- Hỗ trợ các công việc hành chính khác của Phòng Pháp Chế Doanh Nghiệp.
Vị trí này yêu cầu làm việc nhóm với các trợ lý, trợ lý luật sư và luật sư thuộc phòng pháp lý. Ứng viên phải có phong cách làm việc hợp tác, tinh thần làm việc chủ động và thái độ tích cực khi giải quyết vấn đề.
Yêu cầu cơ bản:
- Nền tảng thư ký pháp lý cơ bản, hỗ trợ luật sư hoặc giám đốc điều hành
- Có kinh nghiệm trả lời các cuộc gọi chuyên nghiệp; lên lịch các cuộc gọi hội nghị và cuộc họp, sắp xếp việc đi lại, quản lý thư từ (thư giấy và thư điện tử), quản lý hệ thống lưu trữ tài liệu.
- Thành thạo MS Office, Outlook, Excel, PowerPoint, FileMakerPro, Anaqua.
- Khả năng giao tiếp tốt bằng cả lời nói và văn bản.
- Chú ý đến chi tiết và độ chính xác.
- Đánh giá và phán đoán chính xác về mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ.
- Chủ động trong công việc.
- Có kiến thức về SAP Workplace, FileMaker Pro, Trademark Docketing hoặc các cơ sở dữ liệu khác.
- Tự tin áp dụng các giải pháp phần mềm và công nghệ mới.
Sau đó, điều chỉnh các kỹ năng trong CV cho phù hợp với mô tả công việc thư ký. Giúp nhà tuyển dụng dễ dàng đánh giá mức độ phù hợp giữa bạn và vị trí họ đang tìm kiếm.
Kỹ năng của bạn được chia thành 2 nhóm: Kỹ năng cứng và Kỹ năng mềm.
Kỹ năng cứng là những kỹ năng công nghệ và khả năng cần thiết để hoàn thành công việc. Đối với vị trí thư ký, đó có thể là các kỹ năng hành chính, văn thư...
- Khả năng soạn hợp đồng và các văn bản pháp lý (Ability to write legal documents and contracts) - Khả năng tạo báo cáo chi phí (Ability to create expense reports) - Khả năng quản lý lịch trình và hệ thống đặt cuộc họp (Ability to manage calendars and meeting booking systems) - MS Office Suite, FileMaker Pro, SAP Workplace và Anaqua - Kỹ năng đánh máy nhanh/ số từ mỗi phút (Fast typing skills/words per minute) - Thành thạo Microsoft Office: Word, Excel, Outlook, PowerPoint (Proficient in Microsoft Office) - Sử dụng hệ thống viễn thông và máy in thành thạo (Adept with telecommunication systems and printers) - Có kiến thức về phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu (Knowledge of database management software) - Kỹ năng thuyết trình (Presentation skills) - Xử lý dữ liệu đầu vào (Data entry) - Sổ sách kế toán (Bookkeeping) - Lập hóa đơn (Invoicing) - Lên lịch (Calendaring) - Chuẩn bị báo cáo và tài liệu (Report and document preparation) - Quản lý hồ sơ (Records management) - Phiên âm (Transcribing) - Kỹ năng ngôn ngữ (Language skills) - Quản lý hệ thống điện thoại nhiều đường dây (Multi-line phone systems) - Kỹ năng tin học (Computer skills) - Quản lý dữ liệu (Database management)
Kỹ năng mềm không phải kỹ năng chuyên biệt cho vị trí thư ký. Chúng liên quan đến các kỹ năng xã hội và trí tuệ cảm xúc. Chẳng hạn khả năng phối hợp làm việc với người khác hay bình tĩnh trước áp lực. - Giao tiếp (Communication) - Tác phong chuyên nghiệp và lịch sự (Professional and courteous manner) - Phối hợp làm việc tốt với người khác (Able to work well with others) - Thích nghi (Adaptable) - Kỹ năng quản lý thời gian (Time-management skills) - Chính xác (Accurate) - Khả năng tự tạo động lực và Chủ động (Motivated and a self-starter) - Giao tiếp khéo léo (Skillful communicator) - Nhân viên đáng tin cậy (Trustworthy employee) - Khả năng giải quyết vấn đề (Problem-solving abilities) - Có tinh thần trách nhiệm (Responsible) - Chú ý đến chi tiết (Attention to detail) - Làm việc nhóm (Teamwork) - Linh hoạt (Flexibility) - Giao tiếp bằng lời nói và văn bản (Written and verbal communication) - Đạo đức nghề nghiệp (Work ethic) - Sáng tạo (Creativity) - Khả năng chịu đựng căng thẳng (Stress tolerance) - Nghiên cứu (Research) - Lắng nghe tích cực (Active listening) - Chuyên nghiệp (Professionalism) - Kỹ năng tổ chức (Organizational skills) - Khả năng thích ứng (Adaptability) - Đa nhiệm (Multitasking) - Sáng kiến (Initiative)
Tham khảo cách đưa các kỹ năng cứng và kỹ năng mềm liên quan vào CV thư ký, phù hợp với bản mô tả công việc.
- Soạn hợp đồng và các văn bản pháp lý - Kế toán doanh nghiệp và sổ sách kế toán - Quản lý số lượng lớn lịch trình và hệ thống đặt cuộc họp - Thành thạo MS Office Suite, FileMaker Pro, SAP Workplace - Có thể gõ 100 WPM - Giao tiếp tự tin, rõ ràng - bằng cả lời nói và văn bản - Chuyên nghiệp và lịch sự - Có khả năng xây dựng các mối quan hệ ở mọi cấp độ - Thành viên nhiệt huyết của nhóm - Có khả năng thích ứng và xử lý thách thức bằng một nụ cười - Kỹ năng quản lý thời gian tốt - Định hướng chi tiết và chính xác với khối lượng lớn thông tin - Năng động và không ngại thể hiện sáng kiến
- Writing legal documents and contracts - Corporate accounting and bookkeeping - Master of managing multiple calendars and meeting booking systems - Advanced user of MS Office Suite, FileMaker Pro, SAP Workplace - Able to type 100 WPM - Confident and articulate communicator - verbal and written - Professional and courteous - Able to cultivate relationships at all levels - Friendly team player - Adaptable and handles challenges with a smile - Well-developed time management skills - Detail-oriented and accurate with large volumes of information - Motivated and not afraid to show initiative
- Kinh nghiệm pháp lý - Kỹ năng toán học - Có khả năng quản lý lịch trình - MS Office Suite, FileMaker Pro, SAP Workplace và Anaqua - Đánh máy nhanh - Giao tiếp - Chuyên nghiệp - Làm việc tốt với những người khác - Làm việc nhóm - Thích nghi - Quản lý thời gian - Chú ý đến chi tiết - Có động lực lớn
Đảm bảo phần kỹ năng phù hợp với mô tả công việc và được chi tiết hóa. Chẳng hạn, đừng chỉ nói bạn có “kỹ năng giao tiếp”. Giải thích lý do tại sao bạn là một người giao tiếp tốt.
Ở ví dụ trên, FreeC Asia đã liệt kê nhiều kỹ năng mềm hơn kỹ năng cứng. Bởi vì, với vị trí thư ký, việc ứng viên có những đặc điểm phù hợp với văn hóa doanh nghiệp là yếu tố quan trọng.
Cách viết kỹ năng thư ký cho người chưa có nhiều kinh nghiệm
Nếu bạn không có nhiều kinh nghiệm hoặc thiếu các kỹ năng cứng của thư ký, tập trung vào các kỹ năng mềm. Các phẩm chất như khả năng tổ chức và giao tiếp là một trong những yếu tố quan trọng tạo nên sự thành công của một thư ký. Nhà tuyển dụng có thể sẵn sàng bỏ qua việc thiếu kinh nghiệm nếu bạn có tổ hợp kỹ năng mềm phù hợp.
Bạn có thể có kỹ năng liên quan nhưng không được đề cập trong mô tả công việc thì sao? Đọc các tin tuyển dụng tương tự để xem các công ty khác cần những kỹ năng gì ở ứng viên. Bạn là một phù thủy đánh máy với 120 WPM? Bạn biết nhiều ngoại ngữ? Hãy đưa chúng vào CV Thư ký của mình.
Cách thêm phần khác vào CV hiệu quả
Bạn có phải là người điều hành các cuộc họp câu lạc bộ ở trường đại học? Bạn có thường xuyên tham gia các dự án tình nguyện không? Thoạt nhìn, chúng có vẻ không liên quan đến nhiệm vụ của thư ký. Tuy nhiên, đó là những hoạt động thể hiện phẩm chất quan trọng của một thư ký.
Bên cạnh đó, chắc hẳn bạn có một vài sở thích. Bạn có thể liệt kê một trong số chúng vào CV để thể hiện thêm một chút tính cách của bản thân. Đừng quên, rất nhiều công ty tuyển dụng dựa trên kỹ năng mềm và sự phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.
Tìm hiểu thêm về văn hóa công ty. Đảm bảo chỉ đề cập đến những sở thích phù hợp với văn hóa công ty và vị trí bạn đang ứng tuyển.
Tham khảo mẫu cho vị trí thư ký trường học
- Tình nguyện viên, đọc sách cho trẻ em ở thư viện vào các ngày thứ Bảy. - Tôi hứng thú với các nền văn hóa khác nhau. Hiện đang thêm học tiếng Pháp
- Tôi là cú đêm và tôi thích thức khuya xem phim. - Tôi thích chơi video games.
Mẫu đầu tiên là ví dụ hoàn hảo cho CV thư ký trường học. Nó cho thấy ứng viên là người thích trẻ em và hào hứng với việc học hỏi. Mẫu thứ hai không những không liên quan mà còn có thể tạo ấn tượng là ứng viên chưa đủ trưởng thành để đảm nhận vai trò thư ký.
Đừng lạm dụng và liệt kê mọi thứ trong phần này - một vài ví dụ là đủ. Chắc hẳn, bạn sẽ không muốn nhà tuyển dụng cảm thấy mình quá bận rộn và không có nhiều thời gian để toàn tâm toàn ý cho vị trí thư ký mới.
Viết Cover Letter
Nếu đã có một "chiếc" CV hấp dẫn, thể hiện đầy đủ kỹ năng và kinh nghiệm làm việc, liệu bạn có cần viết Cover Letter nữa không? Câu trả lời là có. Một lá thư xin việc tuyệt vời giúp CV của bạn có lợi thế hơn so với các ứng viên khác.
- Giới thiệu bản thân, giúp bản thân trở nên nổi bật. - Giải thích lý do bạn quan tâm đến vị trí thư ký. - Chỉ ra lý do bạn là ứng viên phù hợp nhất của vị trí công việc. - Giải thích lý do cho bất kỳ sự thay đổi nghề nghiệp hoặc nhảy việc. - Đưa ra lý do cho những khoảng "Gap" trong quá trình làm việc.
Đừng quên thể hiện cá tính của bạn. Thư ký có mối quan hệ rộng, từ CEO đến nhân viên giao thư. Hãy để Cover Letter cho thấy bạn có thể làm được điều đó.
Quan trọng nhất, nhớ điều chỉnh thư xin việc cho phù hợp với bản mô tả công việc. Nội dung Cover Letter của thư ký y tế sẽ khác với thư ký pháp lý.
Tìm vài mẫu thư xin việc cho vị trí thư ký hoặc hành chính. Xem cách người khác giới thiệu bản thân và giọng điệu họ sử dụng trong cover letter. Font chữ tốt nhất cho thư xin việc là Arial hoặc Helvetica.
Bố cục và thiết kế CV
Bố cục và thiết kế là thứ đầu tiên đập vào mắt HR, trước khi họ đọc nội dung bên trong CV. Đảm bảo CV có thiết kế hấp dẫn và phù hợp với bộ nhận diện của công ty
- Giữ cân bằng giữa khoảng trắng và văn bản để tránh gây mỏi mắt cho người đọc - Sử dụng chỉ một hoặc hai font chữ tương tự nhau trong CV.
- Gửi CV có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp. - Thêm địa chỉ mail trong tiêu đề khi nộp CV online. - Sử dụng quá nhiều màu sắc và biểu tượng đáng yêu.
Tạo CV nhanh chóng với công cụ tạo CV chuyên nghiệp của FreeC Asia. Các bố cục sẵn có cho phép bạn điền thông tin riêng biệt mà không cần quá lo lắng về kích thước font chữ, khoảng cách, phối màu hoặc các mối quan tâm khác.
Những điều nên và không nên làm khi viết CV
- Làm nổi bật cả kỹ năng cứng và kỹ năng mềm. Ngoài các kỹ năng mềm như giao tiếp tốt, chú ý đến chi tiết, khả năng thích ứng, kỹ năng phối hợp và làm việc nhóm; bạn cũng nên đề cập đến các kỹ năng cứng như: cơ sở quản lý cơ sở dữ liệu, MS Office, kế toán cơ bản, kỹ năng photocopy hoặc in ấn. Bạn có thể tạo các danh mục phụ “Kỹ năng mềm” và “Kỹ năng cứng” riêng biệt trong phần kỹ năng để liệt kê những đặc điểm này. - Đọc lại CV để tìm lỗi ngữ pháp và lỗi chính tả: Cách trình bày CV cũng thể hiện một phần tính cẩn thận, khả năng chú ý đến chi tiết và độ tin cậy của bạn. Đảm bảo CV gọn gàng và không có bất cứ sai sót nào. Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp, kiểm tra lỗi ngữ pháp, đánh máy và dấu câu. Đồng thời, thông tin cung cấp trong CV cần chính xác 100%. - Liệt kê các mục có liên quan trước: Bạn có thể có nhiều kỹ năng và bằng cấp khác nhau, nhưng hãy liệt kê những kỹ năng và bằng cấp quan trọng nhất trước tiên - những kỹ năng có liên quan đến công việc của bạn. Chẳng hạn: làm nổi bật thành tích tác động tích cực đến mục tiêu của công ty. Bạn có được giao phó nhiều trọng trách hơn sau quá trình làm việc không?
- Viết CV quá dài: CV chỉ nên dài từ 1-2 trang là lý tưởng. Trừ khi bạn đang ứng tuyển vào một vị trí cấp cao, đòi hỏi kinh nghiệm làm việc sâu, rộng. Đừng sử dụng những câu dài dòng và chung chung, hoặc liệt kê mọi trách nhiệm mà bạn đảm nhiệm. Tập trung vào những thành tích tốt nhất, thể hiện vai trò và khả năng của bạn. - Đừng đưa ra những tuyên bố mơ hồ hoặc xuyên tạc sự thật. Làm rõ khả năng bằng các bằng chứng. Nếu muốn nói mình có "Kỹ năng phối hợp tốt", hãy đưa ví dụ về cách bạn sử dụng những kỹ năng này để giải quyết xung đột giữa các phòng ban hoặc cải thiện hiệu quả hoạt động của công ty. Tuy nhiên, đừng nói dối hoặc phóng đại thành tích của mình. - Đừng thử nghiệm các bố cục lạ mắt: Tuân theo một định dạng gọn gàng, dễ đọc. Bạn chỉ có vài giây để thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng. Vì vậy điều quan trọng là tập trung họ vào kỹ năng, thành tích, kinh nghiệm và trình độ của bạn, chứ không phải phông chữ, màu sắc hoặc thiết kế gây rối mắt.
Tham khảo mẫu CV Thư Ký
NGUYEN TRAN NHU QUYNH Executive Secretary Professional executive secretary with 8+ years experience working for large corporate organizations. Excellent project management and communication skills. Introduced a calendar management system and increased office efficiency by 27%. Personal Info Phone (+84)897 564 889 Email nhuquynh.nguyen@gmail.com LinkedIn linkedin.com/in/nhuquynh Twitter twitter.com/nhuquynh Languages English (4/5) French (3/5) Soft Skills BUSINESS COMMUNICATION (5/5) PROFESSIONALISM AND DISCRETION (4/5) ACCURACY AND INFORMATION PROCESSING (4/5) TIME MANAGEMENT (4/5) ADAPTABILITY (4/5) RELATIONSHIP BUILDING (4/5) Hard Skills OFFICE ADMINISTRATION AND MANAGEMENT (4/5) WORD PROCESSING - 100WPM (5/5) BOOKKEEPING (4/5) MICROSOFT OFFICE SUITE (5/5) TRAVEL ARRANGEMENTS (3/5) Experience Executive Secretary to the Chief Operating Officer 2021-08 - Present FreeC Asia, Ho Chi Minh city - Scheduled travel arrangements, interviews, client and staff meetings. - Developed procedures to more efficiently managed day-to-day office functions adopted by 10 other FreeC Asia offices around Viet Nam. - Piloted a calendar management system to increase team efficiency by 18%. - Energized admin team to improve adherence to reporting deadlines by 80%. - Trained junior team members to improve wpm rate by 65% on average. Senior Executive Secretary 2019-05 - 2021-07 FreeC Asia Media, Ho Chi Minh city - Maintained administrative support to the Director and Chief Media Officer. - Designed and implemented a communications system for the executive team. - Improved invoice payment time by 85% by tracking through A/P system. - Trained a team of 4 assistants for secretary positions. - Prepared PowerPoint presentations and complex Excel reports. Secretary 2016-09 - 2019-04 FreeC Asia Real Estate, Ha Noi - Spearheaded 3 workflow processes that improved team efficiency by 50%. - Collaborated with admin team to manage reception area. - Booked all meetings, conferences and travel for 4 regional managers. - Built monthly PowerPoint presentations and reports for 4 regional managers. Education 2015-09 - 2016-06 Ho Chi Minh Community College, Ho Chi Minh, Viet Nam - Diploma in Office Management - Business Communication, Data Processing, Typing 3, Business Administration, Project Management, Business Management. 2015 FreeC Asia High School, Ho Chi Minh city - High School Diploma Interests Cooking and updating my food blog.
NGUYỄN TRẦN NHƯ QUỲNH Thư ký Thư ký chuyên nghiệp với hơn 8 năm kinh nghiệm làm việc cho các tổ chức doanh nghiệp lớn. Kỹ năng giao tiếp và quản lý dự án xuất sắc. Giới thiệu hệ thống quản lý lịch trình giúp tăng 27% hiệu quả văn phòng. Thông tin cá nhân Số điện thoại 0897 564 889 Email nhuquynh.nguyen@gmail.com LinkedIn linkedin.com/in/nhuquynh Twitter twitter.com/nhuquynh Ngoại ngữ Tiếng Anh (4/5) Tiếng Pháp (3/5) Kỹ năng mềm - Giao tiếp kinh doanh (5/5) - Tác phong chuyên nghiệp và lịch sự (4/5) - Đa nhiệm (4/5) - Quản lý thời gian (5/5) - Thích nghi (4/5) - Xây dựng mối quan hệ (4/5) Kỹ năng cứng - Quản lý hành chính văn phòng (4/5) - Đánh máy - 100 từ/phút (5/5_ - Kế toán (4/5) - Microsoft Office (5/5) - Sắp xếp chuyến đi (3/5) Kinh nghiệm làm việc 08/2021 - Hiện nay Thư ký Giám đốc điều hành FreeC Asia, TP. Hồ Chí Minh - Sắp xếp lịch trình di chuyển, phỏng vấn, họp nhân viên và khách hàng. - Xây dựng quy trình quản lý các chức năng văn phòng hằng ngày hiệu quả. Được áp dụng bởi 10 văn phòng FreeC Asia khác trên khắp Việt Nam. - Thí điểm một hệ thống quản lý lịch làm việc, tăng hiệu quả team lên 18%. - Tiếp năng lượng cho team admin, cải thiện việc tuân thủ deadline báo cáo lên 80%. - Đào tạo thành viên, tăng tốc độ đánh máy trung bình (từ/phút) lên 60%. Senior Executive Secretary 05/2019 - 07/2021 FreeC Asia Media, TP. Hồ Chí Minh - Hỗ trợ hành chính cho Giám đốc và Giám đốc Truyền thông. - Thiết kế và triển khai hệ thống truyền thông cho đội ngũ điều hành. - Cải thiện 85% thời gian thanh toán hóa đơn bằng cách theo dõi thông qua hệ thống A/P. - Đào tạo một team gồm 4 trợ lý hỗ trợ cho các vị trí thư ký. - Chuẩn bị các bản PowerPoint thuyết trình và các bản báo cáo Excel phức tạp. Thư ký 09/2016 - 04/2019 Bất động sản FreeC Asia, Hà Nội - Tối ưu 3 quy trình làm việc, cải thiện 50% hiệu quả của team. - Phối hợp với team admin để quản lý khu vực lễ tân. - Đặt tất cả các cuộc họp, hội nghị và di chuyển cho bốn Quản lý Khu vực. - Làm thuyết trình và báo cáo PowerPoint hàng tháng cho bốn Quản lý Khu vực. Học vấn 09/2015 - 06/2016 Cao đẳng Cộng Đồng Hồ Chí Minh, Hồ Chí Minh, Việt Nam - Văn bằng Quản lý Văn phòng - Giao tiếp kinh doanh, Xử lý dữ liệu, Đánh máy, Quản trị kinh doanh, Quản lý dự án, Quản lý kinh doanh 2015 Trường trung học FreeC Asia, Hồ Chí Minh - Bằng tốt nghiệp trung học phổ thông. Sở thích - Nấu ăn và viết bài trên blog cá nhân.
Nâng cao sự nghiệp của bạn với các CV tham khảo
Tất cả các ví dụ của chúng tôi về mẫu CV, bố cục và nội dung đều tuân theo "quy tắc viết CV" mà nhà tuyển dụng đang tìm kiếm. Thử ngay!
Trụ sở chính: Lầu 6, Tòa nhà Bcons Tower II, số 42/1 Ung Văn Khiêm, Phường Thạnh Mỹ Tây, TP. Hồ Chí Minh
Người đại diện: Kazuki Kunimoto Số ĐKKD: 0315334084 Ngày cấp: 16/10/2018 Nơi cấp: Sở KH&ĐT TP.HCM
