Trợ lý Tổng Giám đốc

Công ty TNHH Todayjob Vietnam

1. Sắp xếp và theo dõi lịch làm việc

- Theo dõi, sắp xếp lịch làm việc cho Lãnh đạo Công ty

- Đặt lịch hẹn với đối tác, khách hàng theo yêu cầu của Lãnh đạo

- Thông báo kế hoạch công việc của Lãnh đạo với các Cán bộ quản lý và làm công tác điều phối, theo dõi cũng như đảm bảo các công việc được thực hiện theo đúng tiến độ.

2. Công tác hành chính

- Soạn thảo các thông báo, quyết định, chủ trương theo yêu cầu và chuyển tới các Cán bộ quản lý từ địa chỉ email của Lãnh đạo.

- Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, hậu cần cho Lãnh đạo trước khi đi công tác, gặp mặt đối tác, tham dự các cuộc họp.

- Tham gia các cuộc họp và ghi biên bản các cuộc họp do Tổng Giám đốc chủ trì hoặc các cuộc họp được Tổng Giám đốc yêu cầu tham gia.

- Tổ chức theo dõi, đôn đốc và báo cáo tiến độ các nội dung công việc đã được kết luận trong các cuộc họp trong tuần đảm bảo hoàn thành theo thời hạn chốt đã cam kết.

3. Soát xét và theo dõi trình ký

- Tiếp nhận, soát xét các văn bản, hợp đồng, giấy tờ hành chính trước khi trình ký Tổng giám đốc. Chuyển các công văn, tài liệu của Tổng giám đốc phê duyệt tới các cá nhân, bộ phận có liên quan và theo dõi tiến độ thực hiện các chỉ thị của Tổng giám đốc.

- Cập nhật, theo dõi và báo cáo kết quả của các văn bản hồ sơ trình ký của các phòng ban/ bộ phận/ cá nhân.

- Truyền đạt yêu cầu của Tổng Giám đốc, đôn đốc, theo dõi và thu thập các báo cáo của các cá nhân, bộ phận trong Công ty và tổng hợp các báo cáo.

4. Chế độ báo cáo

- Thông báo lịch làm việc cho Lãnh đạo vào đầu giờ sáng hàng ngày.

- Báo cáo ngay các công việc phát sinh có liên quan đến công việc điều phối kế hoạch tháng cho Lãnh đạo để kịp thời có hướng giải quyết.

- Chuyển hồ sơ, tài liệu các Phòng ban trình duyệt cho Lãnh đạo vào cuối ngày.

- Báo cáo và tham vấn Lãnh đạo về các công việc có liên quan.

- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Tổng Giám đốc

- Cao đẳng trở lên

- Có kinh nghiệm 2 -3 năm ở vị trí tương đương

- Luôn ý thức về hình ảnh của Công ty trong các công việc đối ngoại.

- Nhanh nhẹn, năng động

- Giữ mối quan hệ tốt với các Cán bộ nhân viên và các Bộ phận trong Công ty.

- Khả năng tổng hợp thông tin, giao tiếp tốt.

- Bảo mật thông tin

- Thành thạo các kỹ năng máy tính văn phòng (Word, Excel, Powerpoint).

- Được TGĐ trực tiếp đào tạo

- Khả năng thăng tiến không giới hạn: Sau 1-2 năm lên vị trí trưởng phòng/ trưởng bộ phận

- Tham gia đào tạo nội bộ và đào tạo bên ngoài liên tục

- Hưởng các quyền lợi chung của công ty, quyền lợi ở vị trí Trợ lý TGĐ

- Mức lương: 15-25tr