Khác

Họp Công Ty - Bạn đã biết cách “đi họp” đúng chuẩn chưa?

Sao chép liên kết

Đã sao chép liên kết

Họp hành là một hoạt động đơn giản mà ở bất kỳ công ty, doanh nghiệp nào cũng có, vì thế mà người ta quan niệm rằng chẳng cần có sự quan tâm đặc biệt đến vấn đề này. Bạn có biết, những cuộc họp là cơ hội tốt để các nhân viên trao đổi thông tin, kiểm tra nhận thức bản thân với những vấn đề được đưa ra thảo luận từ đó cải thiện, học tập thêm được nhiều kỹ năng, kiến thức mới. Hãy ghi chú lại ngay những điều dưới đây nếu bạn đang muốn biết cách họp công ty thế nào là chuẩn nhé!

1. Trước buổi họp công ty nên làm gì?

- Hiểu rõ mục đích cuộc họp: Mỗi cuộc họp đều có mục đích và chủ đề riêng, nên việc đảm bảo hiểu rõ mục đích buổi họp cũng như vai trò của bản thân trước khi tham gia họp là điều cực kỳ cần thiết để không cảm thấy mơ hồ, nhàm chán trong cuộc họp.

Bạn nên chuẩn bị mọi thứ thật cẩn thận trước cuộc họp công ty

- Chuẩn bị kỹ lưỡng: Bạn nên in một số tài liệu quan trọng cần thiết cho buổi họp hoặc có thể ghi chép trong sổ tay hay mở sẵn file trên máy tính,…bằng cách nào cũng được miễn là giúp bạn có thể nhanh chóng tìm được thông tin cần thiết. Chắc chắn bạn không muốn luống cuống chạy đi in vội một tài liệu nào đó mà chưa kịp chuẩn bị đúng không nào?

- Đọc trước tài liệu cuộc họp: Nếu bạn đã chuẩn bị tài liệu thì công việc tiếp theo bạn nên làm là đọc chúng qua một lượt và ghi chú lại những thông tin chính, những điều bạn chưa hiểu hay muốn thảo luận thêm trong cuộc họp công ty.

- Đảm nhiệm chuẩn bị cuộc họp: Nếu bạn là nhân viên cấp thấp nhất trong công ty thì việc tự giác chuẩn bị những dụng cụ cần thiết cho cuộc họp như máy chiếu, bảng viết,…sẽ chứng tỏ bạn là người chu đáo, cẩn thận. Tránh để đợi khi cấp trên yêu cầu mới thực hiện sẽ khiến cuộc họp bị trễ giờ, mọi người phải chờ đợi.

2. Trong buổi họp công ty nên làm gì?

- Tham dự đúng giờ: Một người làm việc nghiêm túc là người không bao giờ trễ giờ, việc đi làm đúng giờ hay họp đúng giờ sẽ khiến bạn giành được lòng tin của mọi người. Tuy nhiên, không nên đến “đúng” giờ, tốt nhất bạn nên đi sớm hơn 5-7 phút để chuẩn bị tinh thần tốt nhất cho cuộc họp.

- Không làm việc riêng: Có những cuộc họp khiến bạn cảm thấy nhàm chán và rồi phát sinh việc mang theo đồ ăn hay nước uống, điều này sẽ khiến bạn trở nên mất lịch sự nếu trong buổi họp nghiêm túc, bạn lại ăn hay uống. Ngoài ra, bạn cũng không nên nói chuyện riêng, nghe điện thoại, hút thuốc hay nhai kẹo cao su trong cuộc họp công ty.

- Không ra khỏi phòng giữa chừng: Tất nhiên không phải cuộc họp nào cũng khiến bạn cảm thấy hứng thú, nhưng đừng ngủ gật, tỏ thái độ chán chường, mỏi mệt hay tìm cách rời khỏi phòng khi đang dở dang cuộc họp. Vậy còn nếu đó là một cuộc họp dài và bạn muốn ra ngoài đi vệ sinh thì sao? Hãy hạn chế điều này nhé, bạn có thể đi vệ sinh trước khi bắt đầu vào họp là tốt nhất!

Không nên tỏ ra thái độ chán nản, mệt mỏi trong buổi họp

- Ghi chú cẩn thận: Việc này sẽ giúp bạn tập trung vào cuộc họp cũng như nắm được nội dung chính cũng như các điều chưa hiểu, là căn cứ để bạn đặt câu hỏi phản biện hay thắc mắc. Đặc biệt, khi muốn phát biểu, bạn nên nghe theo hướng dẫn của người chủ trì, nghiêm túc lắng nghe và phát biểu ý kiến đúng thời điểm.

3. Sau buổi họp công ty nên làm gì?

- Gửi ngay các biên bản cuộc họp: Nếu bạn là người chịu trách nhiệm thư ký, là người được phân công viết biên bản nội dung cuộc họp và gửi cho những bên có liên quan thì bạn nên ghi chú thật cẩn thận trong suốt buổi họp. Và tốt nhất nên gửi những biên bản đó trong ngày, tránh để hôm sau có thể gây thiếu sót và làm chậm trễ công việc.

Nếu bạn chịu trách nhiệm về biên bản cuộc họp, hãy gửi ngay chúng trong ngày

- Gửi email cảm ơn: Nếu buổi họp công ty này là giữa công ty và đối tác, dù không cần gửi biên bản cuộc họp thì bạn nên gửi một email cảm ơn và nhắc lại những điều quan trọng được quyết định, thông qua trong buổi họp. Đây có thể là một bằng chứng để tránh gây sai sót, hiểu lầm không đáng có trong tương lai.

Đặc biệt việc gửi email này không chỉ giúp đối tác tin tưởng công ty bạn vì thấy được được rằng bạn là người nắm vững thông tin trong cuộc họp mà còn giúp bạn ôn lại và tổng hợp những công việc, những vấn đề cần giải quyết và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên phù hợp.

Những cuộc họp có vai trò rất quan trọng trong việc điều hành và phát triển công ty. Vì thế chúng thường đòi hỏi sự nghiêm túc và chu đáo. Nếu như bạn vẫn đang nghĩ những cuộc họp thật nhàm chán và vô ích, thì hãy thay đổi suy nghĩ đó nhé! Mong rằng bài viết đã có thể giúp bạn hiểu sau hơn về cách họp công ty “đúng chuẩn”. Thực hiện chúng đi, bạn sẽ thấy hiệu quả bất ngờ trong công việc đó.

Sao chép liên kết

Đã sao chép liên kết

Đề xuất