Khác

Kinh nghiệm viết email trong công việc

Sao chép liên kết

Đã sao chép liên kết

Có rất nhiều trường hợp nhà tuyển dụng xem xét mail để lựa chọn ứng viên phù hợp, vì viết mail cũng là một trong những kỹ năng rất quan trọng trong công việc. Nếu bạn đã tâm huyết chuẩn bị một CV hoàn hảo thì đừng vứt mọi công sức chỉ bằng lỗi vô tình khi viết email, đúng không nào? Vì thế với bài viết này, chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn những kinh nghiệm viết email trong công việc. Hãy theo dõi bài viết nhé!

1. Chú ý đến tiêu đề email

Một email không có tiêu đề cũng giống như một con rắn không đầu. Việc không tiêu đề có thể khiến nhà tuyển dụng hoang mang không biết bạn là ai, ứng tuyển vào vị trí nào hay khiến người nhận mail không biết được nội dung của mail. Việc có tiêu đề email sẽ giúp người nhận phân loại mail sớm và cụ thể. Nếu bạn gửi mail cho nhà tuyển dụng hãy chú ý viết tiêu đề email theo cú pháp đảm bảo đầy đủ 3 yếu tố bao gồm: họ tên - vị trí công việc - ngày tháng, như vậy nhà tuyển dụng có thể nắm bắt được mail của bạn có mục đích cụ thể, chứ không phải một email spam.

Tiêu đề email là một phần vô cùng quan trọng mà bạn không thể bỏ qua khi viết email

2. Viết phần mở đầu lịch sự

Hãy ghi nhớ bắt buộc khi viết mail, câu đầu tiên phải là lời chào lịch sự, bạn nên ghi 2 từ “kính gửi” là tốt nhất. Từ kính gửi không chỉ thể hiện sự tôn trọng tổ chức, tôn trọng người nhận email mà còn là tôn trọng chính bản thân bạn. Tuyệt đối tránh dùng những từ như “gửi”, “chào anh/chị”, “thân”,…vì nó thường chỉ dùng nếu như bạn gửi mail cho người quen, còn nếu là 2 người xa lạ nó sẽ không thể hiện được phép lịch sự. Kể cả khi bạn đã làm việc rồi thì việc dùng “kính gửi” khi đối tượng nhận là đơn vị, tổ chức, người lớn tuổi, người lãnh đạo vẫn rất cần thiết.

3. Viết nội dung ngắn gọn, súc tích

Nội dung email ngoài việc phải đảm bảo nội dung đầy đủ, bạn cũng cần viết một cách ngắn gọn. Cách viết hay nhất là đủ ý và có khả năng gợi trí tò mò của người đọc và kích thích họ mở CV của bạn đính kèm bên dưới. Ngoài ra, khi viết nội dung email tránh viết kiểu liệt kê như “một bản tấu sớ” dài “loằng ngoằng” vì sẽ khiến người nhận cảm thấy “ngại” hoặc không có thời gian để đọc hết tất cả những gì bạn viết. Trong email xin việc, bạn chỉ cần chứng tỏ rằng khả năng, bằng cấp hay kinh nghiệm của bạn phù hợp với vị trí ứng tuyển ra sao và bạn sẽ đáp ứng tốt công việc của nhà tuyển dụng này như thế nào. Chỉ cần với 2 nội dung quan trọng này cũng đủ để các nhà tuyển dụng chú ý đến bạn rồi đó.

Khi viết email nên trình bày nội dung email một cách ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn đảm bảo nội dung đầy đủ

4. Chú ý cách trình bày và văn phong

Một email tốt sẽ có phần trình bày chỉn chu, dễ đọc. Bạn có thể bôi đậm phần “Kính gửi” và dãn các dòng trong email ra để người nhận dễ dàng đọc. Một email dài dòng, xuống dòng lộn xộn, chấm phẩy lung tung là điểm trừ khá lớn khi viết email. Tình trạng này có thể khiến người đọc mệt mỏi khi đọc mail của các bạn và đương nhiên bạn dường như đã bỏ lỡ cơ hội ghi điểm ngay từ “cái nhìn đầu tiên”. Ngoài ra, văn phong khi viết email cũng thể hiện thái độ và trình độ của người viết, hãy viết một email thể hiện thái độ trân trọng, cầu thị, tự tin và chuyên nghiệp. Tránh tối kỵ việc viết sai chính tả, phải có thưa gửi và ngắt câu, chấm phẩy đúng chỗ. Một lỗi nhỏ trong trình bày cũng có thể đánh giá sự thiếu chuyên nghiệp và cẩu thả của các bạn. Hãy thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách hành văn và trình bày email bạn nhé!

5. Cần lời cảm ơn cuối mail

Nếu đầu email là “kính gửi” thì cuối email ghi “cảm ơn” là điều tối thiểu phải có. Rất nhiều trường hợp các ứng viên vì chủ quan, bỏ qua câu cảm ơn và đã bị loại, bạn có tin điều này không? Nếu là CV xin việc thì cảm ơn như lời cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã tạo cơ hội cho các bạn. Còn nếu là lời cảm ơn sau khi nhận mail từ chối thì chứng tỏ bạn là người tôn trọng cơ hội này. Đặc biệt, lời cảm ơn sau khi nhận được mail từ chối lại càng có sức mạnh “khủng khiếp” hơn lời cám ơn khi các bạn mới nộp CV. Điều này có thể giúp bạn “gặp may” không chừng đó. Việc bị từ chối nhưng vẫn thể hiện sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng là một trong những điểm có thể gây ấn tượng mạnh với nhà tuyển dụng.

Lời cảm ơn cuối email sẽ chứng tỏ bạn là một người lịch sự

Nếu như bạn là người đang gặp những vấn đề trong việc viết email đúng cách, chỉn chu thì chắc bài viết này là một giải pháp tuyệt vời cho bạn. Với những kinh nghiệm viết email trong công việc trên, hi vọng chúng là những chia sẻ hữu ích để giúp thuận lợi hơn khi xin việc cũng như trong công việc.

Sao chép liên kết

Đã sao chép liên kết

Đề xuất